10 tipov na zníženie prepravných nákladov

1. Pýtajte sa, čo je v cene
Dostali ste od prepravnej spoločnosti skvelú cenu na prepravu alebo výraznú zľavu? A viete, čo všetko cena obsahuje a na čo sa zľava vzťahuje? Poznáte finálnu cenu, vrátane všetkých poplatkov? Spôsob účtovania sa totiž v jednotlivých firmách líši a preto si pri porovnávaní cenových ponúk dávajte pozor, aby ste neporovnávali jablká s hruškami. Vždy sa zaujímajte o to, čo všetko je v cene zahrnuté, aké sú prípadné príplatky a aké sú podmienky získania zľavy.

2. Nechajte si poradiť
Množstvo firiem zbytočne vyhadzuje peniaze z okna tým, že využíva spôsob prepravy, ktorý pre nich nie je optimálny. Je pochopiteľné, že klient nemá prehľad v službách prepravných spoločností a nemusí poznať všetky dostupné možnosti, preto je dôležité poskytnúť pri žiadosti o cenovú ponuku čo najviac informácií a pýtať sa na možné alternatívy. Ak chcete ísť do hĺbky, nechajte si spraviť logistický audit, no mnohokrát stačí aj bežné stretnutie so zástupcom prepravnej spoločnosti, ktorý dokáže na základe informácií od klienta odhaliť možnosti na zefektívnenie prepravných činností.

3. Logistika ako nástroj riadenia
Najmä v prípade cestnej prepravy sa nielen klienti, ale aj prepravné spoločnosti príliš zaoberajú otázkou ceny na kilometer a menej tým, akú úlohu by mala hrať cestná preprava v rámci celého dodávateľského reťazca. Pritom už malá zmena, napríklad v spôsobe ukladania zásielok do kamiónu, v zvýšení kapacity vozidiel, či zmenšení obalu, môže znížiť náklady na prepravu, personál, technológie a administratívu, znížiť objem zásob, skrátiť objednávkové cykly, či premeniť časť fixných nákladov na variabilné. Koniec koncov, kedy získa firma viac? Keď objedná prepravu od spoločnosti, ktorá ponúkne cenu nižšiu o 1% alebo keď zvýši efektivitu celého dodávateľského reťazca? Prečítajte si, ako sa vďaka zmene v dodávateľskom reťazci podarilo klientovi znížiť prepravné náklady o 40%.

4. Záleží na čase
Čím kratší prepravný čas, tým vyššia cena. Logické, však? Nie vždy si však klienti spočítajú, koľko by mohli ušetriť v prípade, že prehodnotia termíny dodania a následne nutnosť využívania expresnej prepravy. Pritom mnohí odberatelia sú ochotní zvážiť neskorší termín dodania tovaru v prípade, že sa zníži cena. Ušetriť môžete aj vtedy, keď budete objednávať prepravy v predstihu, a to najmä ak ide o prepravu väčšieho množstva tovaru celovozovou prepravou alebo dokládkou do kamiónu. Ak totiž zadávate požiadavku na prepravu na poslednú chvíľu, počet vozidiel v ponuke bude obmedzený a cena zpravidla vyššia.

5. Objemové zľavy
Nebojte sa spýtať na objemovú zľavu alebo na zľavu za pravidelnú spoluprácu. V prípade, že posielate väčšie množstvá zásielok alebo pravidelne posielate tovar do konkrétnej destinácie, môžete s prepravnou spoločnosťou uzavrieť zmluvu, ktorá zohľadní váš zasielateľský profil a môže vám zaručiť lepšie ceny, než aké by ste dostali v prípade, že každú prepravu objednáte u inej firmy.

6. Konsolidácia
Konsolidácia zásielok je vždy finančne výhodnejšia – pri preprave totiž neplatíte len za priestor vo vozidle, ale aj za manipuláciu so zásielkou, zvoz, rozvoz, či administratívne úkony spojené s prepravou. Navyše, prepravné spoločnosti majú ceny nastavené väčšinou vo váhových kategóriách a môže byť výrazný rozdiel, či pošlete tri 50 kg balíky alebo jednu zásielku s hmotnosťou 150 kg. Preto vždy, ak je to možné, neposielajte zásielky jednému príjemcovi priebežne, ale nastavte spoluprácu tak, že budete prepravu objednávať kumulovane, povedzme raz do týždňa. Ak to nie je možné, zistite si u prepravnej spoločnosti, ako sú nastavené váhové kategórie a snažte sa zásielky spájať tak, aby sa zmestili pod hranicu, pri ktorej začína vyššia váhová kategória.

7. Správne meranie zásielok
Váha a rozmery zásielky sú dôležitými údajmi pri naceňovaní prepravy, najmä ak ide o zbernú službu – t.j. neobjednávate celé vozidlo, ale len určitý priestor v ňom. Množstvo firiem však zásielky meria nesprávne, v dôsledku čoho potom nastávajú nezrovnalosti pri účtovaní a cena prepravy sa po premeraní zásielky môže zmeniť. Zároveň sa spôsob výpočtu cien v rôznych prepravných spoločnostiach môže líšiť, preto si pred objednaním prepravy v konkrétnej spoločnosti zistite, aký je prepočet volumetrickej váhy, pri akej výške sa už zásielka posudzuje ako nestohovateľná, do akej hmotnosti akceptuje prepravca voľne ložené zásielky, atď. Rady ako správne zmerať zásielku si môžete prečítať tu.

8. Chyby vyjdú draho
Chyby pri nakládke tovaru sú častým dôvodom zbytočných viacnákladov. Dávajte si pozor na správne označovanie tovaru a prípravu zásielok na prepravu, aby ste predišli ich zámene a následným nákladom na výmenu tovaru. Dbajte tiež na balenie tovaru, pretože v prípade nedostatočného balenia môže prepravná spoločnosť odmietnuť prepravu alebo si naúčtovať dodatočné poplatky za obalový materiál, či paletu (v prípade, že tovar musí byť prepravovaný na palete).

9. Zbytočné čakanie
Väčšina prepravných spoločností účtuje poplatky za čakanie na nakládke alebo vykládke nad určitý časový rámec (štandardne 1-2 hodiny). Ak sa im chcete vyhnúť, plánujte a objednávajte prepravy až vtedy, keď viete, že budete mať tovar reálne pripravený na odovzdanie na prepravu. Tiež informujte príjemcu o predpokladanom termíne dodania tovaru. Na tento účel je možné využiť ako telefonickú avizáciu doručenia, tak aj elektronické systémy sledovania zásielok, ktoré zasielajú aktualizované informácie o pohybe zásielky. Pozrite sa, ako funguje systém DHL ActiveTracing, ktorý je dostupný aj ako mobilná aplikácia pre smartphony.

10. Väščia neznamená drahšia
Názor, že medzinárodná prepravná spoločnosť musí byť nutne drahšia ako menšie lokálne firmy, sa nezakladá na pravde. Hoci v niektorých prípadoch dokáže lokálny dopravca ponúknuť výhodnejšiu cenu, veľké spoločnosti vedia ceny zaujímavo stlačiť nadol vzhľadom na svoje veľké prepravné objemy a tiež optimalizované nastavenie všetkých procesov.

Ďalšie rady a tipy od špecialistov na logistiku si môžete prečítať aj na www.dhlfreight.sk.